Biała lista podatników – jak sprawdzić kontrahentów?

Czym jest biała lista?

1 września 2019 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło elektroniczny wykaz informacji o podatnikach VAT – tzw. białą listę. Takie rozwiązanie ma na celu umożliwienie sprawnego weryfikowania kontrahentów, odszukując informacji między innymi o zarejestrowaniu, wyrejestrowaniu podatników oraz ich statusie VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Biała lista wiąże się również z konsekwencjami dotyczącymi wpłaty należności na konto nieznajdujące się na liście podatników, gdy płatność za towar lub usługę przekracza 15 tysięcy złotych.

Jak prawidłowo weryfikować podatników?

Pytanie brzmi, gdzie szukać białej listy. Prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a znaleźć ją można na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Podatnicy, przed wpłatą środków kontrahentom, będą musieli sprawdzić w nim dwie rzeczy. Po pierwsze, czy dostawca jest na białej liście, a po drugie czy widnieje na niej numer rachunku bankowego, na który ma trafić zapłata za transakcję o wartości większej niż 15 tys. zł.

Ministerstwo Finansów zaproponowało dwie możliwości sprawdzenia kontrahentów:

  • interfejs programistyczny API, za pomocą którego będzie można automatycznie zweryfikować co najwyżej 300 podmiotów dziennie (10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów). Metoda search działa jak wyszukiwarka przy wpisaniu jednej informacji, po której ma być sprawdzony kontrahent (np.NIP), a metoda check wymaga od podatnika wpisania trzech informacji: NIP lub REGON, numeru rachunku oraz daty. Umożliwia to pełną weryfikację;
  • plik tekstowy, czyli metodę odręcznej weryfikacji, który ma być codziennie publikowany na stronie internetowej resortu. Weryfikacja będzie możliwa po wpisaniu zarówno NIP kontrahenta, jak i jego rachunku bankowego. Ta opcja pozwala jedynie na sprawdzenie numerów kont, a nie tego, czy kontrahenci są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.

Od 1 stycznia 2020 roku, płatności na konto spoza białej listy nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wiąże się to z weryfikacją numeru konta za każdym przelewem. Przedsiębiorca będzie odpowiedzialny wraz z usługodawcą lub dostawcą towarów za jego zaległości podatkowe, do wysokości kwoty podatku VAT związanego z daną dostawą czy świadczeniem usług. Aby, uniknąć konsekwencji należy w ciągu 3 dni poinformować urząd skarbowy o numerze rachunku spoza wykazu, na który został zlecony przelew.

Zgłoszenie do białej listy podatników

Osoby wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej podają numer konta, na formularzu CEIDG-1 za pośrednictwem CEIDG, a stamtąd zgłoszone dane przekazane są do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEIDG podają swoje rachunki na NIP-7 w urzędzie skarbowym. Podmioty podlegające wpisowi do KRS informują o swoich kontach poprzez złożenie w US formularza NIP-8. Rachunek bankowy działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy zgłosić urzędowi skarbowemu jako konto spółki cywilnej na druku NIP-2. Ten formularz stosują również inne podmioty niepodlegające wpisowi do KRS.

O czym należy pamiętać?

Najważniejsza rzecz, o której warto pamiętać przy każdej transakcji, to sprawdzenie kontrahenta na białej liście podatników, czy jest czynnym podatnikiem VAT. Przez przelaniem należności należy sprawdzić numer rachunku podany na fakturze czy jest zgodny z widniejącym na białej liście. Przedsiębiorcy muszą upewnić się, że ich numery kont są prawidłowo zgłoszone przez urząd skarbowy lub CEIDG, aby nie narażać kontrahentów na możliwe od 1 stycznia sankcje.