Jesteśmy w trakcie ogromnego zamieszania w zakresie JPK. Szacuje się, że ponad milion mikrofirm po raz pierwszy złożą swoje pliki JPK_VAT za styczeń 2018 roku. Mikroprzedsiębiorcy oraz obsługujące ich biura rachunkowe dwoją się i troją, aby do 25 lutego sprostać oczekiwaniom Ministra Finansów. W związku z tym stosowane są różne metody i środki, aby osiągnąć ten cel. Niektóre z tych zabiegów są jak najbardziej słuszne, inne zaś mogą przynieść więcej strat niż korzyści. Przyjrzyjmy się temu co warto a czego nie warto robić w związku z JPK.

Na sprawę JPK trzeba spojrzeć kompleksowo. Warto!

JPK to nie tylko JPK_VAT, który jest obowiązkowy dla wszystkich firm od początku 2018 roku. Za chwilę (od lipca 2018) każda firma będzie zobowiązana do dostarczenia co najmniej kilku i to spójnych ze sobą plików JPK. Jedno jest pewne: Minister Finansów nie odpuści. Z początkiem roku warto zaopatrzyć się w dobry program sprzedażowy wystawiający komplet plików JPK: JPK_FA (faktury), JPK_MAG (magazyn), JPK_VAT (rejestry VAT) i JPK_WB (wyciągi bankowe). Jeśli będziemy patrzeć tylko na JPK_VAT za kilka miesięcy zostaniemy zmuszeni do ponownej pracy.

Sklejamy plik JPK_VAT z kilku systemów. Nie warto.

JPK_VAT jest szczegółowym obrazem deklaracji VAT-7 i warto mieć wszystko w jednym programie finansowo-księgowym. Jeśli zajdzie konieczność skorygowania deklaracji zrobimy to błyskawicznie. Dodatkowo łatwiej utrzymać spójność zapisów księgowych w powiązaniu z rejestrami VAT. Sklejanie pliku JPK_VAT w zewnętrznym programie do edycji plików JPK jest zabiegiem sztucznym i w przypadku jakichkolwiek poprawek będziemy musieli powtórzyć cały proces od nowa.

 

Profil zaufany ePUAP. Warto!

Profilem zaufanym nie tylko będziemy mogli podpisać pliki JPK przed wysyłką. Profil zaufany służy także do załatwiania całego katalogu spraw urzędowych przez Internet, a dla przedsiębiorcy czas jest najcenniejszy. Pomimo pewnych niedogodności ten sposób uwierzytelniania własnej tożsamości nie tylko jest darmowy, ale także bardzo użyteczny. I wcale nie tak bardzo znany. Wiele spraw na przykład związanych z obrotem nieruchomościami można w ten sposób załatwić zamiast biegać po urzędach. Pośrednicy w handlu nieruchomościami zaś o tym często nie wiedzą.

Konwersja z plików CSV czy Excel. Nie warto.

Jest to oczywiście możliwe za pomocą programów do edycji JPK. Należy pamiętać, że jest to rozwiązanie tymczasowe i jak każde tego typu w przyszłości będzie szwankować. To także dodatkowa operacja, która nie tylko zajmuje czas, ale także może wprowadzać błędy. Zdecydowanie warto zastąpić ją oprogramowaniem, które od początku do końca rozwiązuje generowanie plików JPK.

Poprawki w pliku JPK po jego wygenerowaniu. Nie warto.

Programy sprzedażne czy księgowe, które generują pliki JPK realizują to kompleksowo. Każda poprawka w tym pliku wykonana po jego wygenerowaniu prowadzi do powstania różnic pomiędzy zapisami w programach (w bazach danych) i plikami, które wysyłamy do Ministra Finansów. W przyszłości uwzględnienie tych różnic, szczególnie jeśli będzie ich dużo, może być bardzo trudne lub nawet niemożliwe. Poza tym natłok spraw może spowodować, że zapomnimy o wprowadzonych w przeszłości modyfikacjach i wtedy kolejne informacje przesyłane do MF będą niespójne. A to już prosta droga do znalezienia się na liście do kontroli skarbowej.

Elastyczny eksport do JPK z programu do fakturowania. Warto.

Wiele programów do sprzedaży udostępnia dzisiaj tylko eksport do JPK_VAT i zapomniano o pozostałych plikach JPK. Często można jedynie wyeksportować dane do pliku JPK za określony czas bez możliwości wpływu co się w tym pliku znajdzie. Wielu księgowych woli aby w wyeksportowanym pliku JPK_VAT była zapisana sama sprzedaż z wyłączeniem zakupów. Księgowi chcą wpisać zakupy do rejestru VAT ręcznie, aby mieć wpływ na sposób ich umieszczenia (np. towary handlowe czy koszty). Jeśli nasz program sprzedażny nie ma wystarczającej elastyczności w tym zakresie będziemy skazani na zewnętrzny program do edycji plików JPK.

Sprawdzić spójność plików JPK w komplecie. Warto.

Wybiegamy nieco w przyszłość, ale tylko o kilka miesięcy. Od lipca na żądanie KAS trzeba będzie złożyć komplet plików JPK. Już teraz warto (przy okazji generowania JPK_VAT) sprawdzić całą resztę. Należy sobie zadać pytania:

  • Jakie mamy możliwości generowania tych plików?
  • Kto generuje jakie pliki?
  • Jakie pliki pochodzą z programu do sprzedaży, a jakie z księgowości?

Inaczej ten proces będzie przebiegać w firmie, która ma własną księgową, a inaczej w przypadku księgowości zleconej do biura rachunkowego. Jak już się ustalimy skąd możemy wygenerować pliki zbierzmy ich komplet za styczeń 2018, sprawdźmy co zawierają i czy są ze sobą spójne. Możemy to ustalić za pomocą specjalistycznego oprogramowania do analizy plików JPK.

Weryfikować pliki JPK przed ich importem w innym programie. Warto!

Wielu księgowych stosuje import plików JPK_VAT jak i JPK_FA do programów księgowych. Na pewno warto importować, a nie przepisywać dane z faktur ręczne. Należy się upewnić, że importowane pliki JPK są prawidłowe. Błędne jest założenie, że jeśli plik został wygenerowany (wyeksportowany) z programu do fakturowania to jest na pewno prawidłowy i zgodny ze schematem JPK. Bardzo wiele programów i systemów nie działa w tym zakresie w stu procentach prawidłowo. Jeśli nie sprawdzimy prawidłowości pliku przed jego importem problemy pojawią się albo na etapie importu (błędy) albo później przy weryfikacji zapisów w księgach i rejestrach VAT.

Ten drugi wariant będzie trwał dłużej i będzie kosztował nas więcej pracy. Oczywiście z czasem możemy weryfikować pliki wyrywkowo mając pewność, że eksport i import przebiegał zazwyczaj poprawnie. Specjalistyczny program do analizy poprawności plików JPK pokaże nam miejsca, które nie są prawidłowe. Niektóre nieprawidłowości będą polegały tylko na modyfikacji czy dopisaniu danych, ale pozostałe z nich będzie musiał zapewne poprawić autor programu. Należy w takiej sytuacji wysłać producentowi programu nieprawidłowy plik z dokładnym opisem miejsca, w którym plik JPK jest błędny. Często użytkownicy zapominają wspomnieć o tym co ustalili oczekując, że programista sam dojdzie do tego co się nie zgadza.

Jako, że temat JPK będzie bardzo eksploatowany przez cały 2018 rok na pewno warto zrobić to dobrze za pierwszym razem, aby wielokrotnie nie wracać do tego zagadnienia. Naszym modelem powinno być takie sformułowanie, które usłyszeliśmy od księgowych: „JPK_VAT? Nie mieliśmy z tym problemów. Kilka kliknięć przy okazji wystawiania deklaracji VAT-7 i sprawa z głowy.”