Czasami aby docenić postęp technologiczny warto spojrzeć trochę dalej w przeszłość niż tylko kilka ostatnich lat. W czasach kiedy księgowość była prowadzona w pełni ręcznie wymagała ona znacznie większych nakładów pracy, czasu i pieniędzy niż obecnie. Chociaż od tego okresu miało miejsce sporo usprawnień, nadal wiele osób nie wyobraża sobie życia bez dokumentów w papierowej formie. Tymczasem wszystko wskazuje, że już niedługo będziemy na nie patrzeć tak, jak dzisiaj na fizyczne księgi rozrachunkowe.

Tired businessman sitting at the table with documents in officeKażda osoba, która będzie miała do czynienia z elektroniczną wersją dokumentów błyskawicznie doceni cały szereg korzyści wynikający z ich stosowania. Najbardziej odczuwalne to oczywiście łatwość wyszukiwania informacji i ich edycji oraz oszczędności na wielu poziomach jednak to dopiero początek zalet. Bardzo istotny pozostaje również fakt, że rozpoczęcie pełnego wykorzystania dokumentów w formie cyfrowej nie wymaga znacznych nakładów i inwestycji – większość dostępnych narzędzi i programów w pełni wspiera takie rozwiązania.

Szybkość gromadzenia się papierowych dokumentów w firmie potrafi być zatrważająca. Każdy z nich trzeba wydrukować, skatalogować a następnie przechowywać. Niesie to ze sobą masę problemów poczynając od bezpośrednich kosztów na tusz/toner i papier przez mniej zauważalne takie jak elektryczność czy zużycie sprzętu. Bardzo istotny jest również czas – nawet kilka minut dziennie poświęcane przez każdego pracownika potrafi w skali miesiąca czy roku urosnąć do bardzo wymiernych kosztów, których można uniknąć. Z czasem problemy zaczynają się kumulować – dokumenty trzeba odpowiednio przechowywać i dla wielu osób nieodłącznym elementem krajobrazu ich biur są szafki zapełnione stosami papieru i segregatorami. Rezygnacja z nich nie tylko pozwoli wygospodarować miejsce na inne potrzeby – więcej przestrzeni przekłada się na zwiększony komfort pracy a konsekwencji wydajność.

Sami pracownicy najczęściej również bardzo chętnie korzystają z elektronicznych dokumentów gdyż znacznie ułatwia im to wykonywanie codziennych obowiązków. Łatwość katalogowania i wyszukiwania informacji sprawia, że nie muszą tracić czasu na mało produktywne czynności. Pliki można łatwo i szybko powielać, modyfikować i przesyłać a nawet wspólnie na nich pracować. Wszystko to przyczynia się do poprawy efektywności pracowników jak i ich nastawienia ponieważ mogą skupić się na najważniejszych aspektach swoich zadań. Dalszy rozwój technologii będzie udostępniał kolejne bardzo ciekawe możliwości, które zwiększą komfort pracy. Jednym z przykładów jest projekt PrzyjaznaFaktura, który obecnie umożliwia opłacenie faktury za pomocą telefonu a już wkrótce udostępni przełomowe funkcjonalności takie jak automatyczne księgowanie dokumentów, wczytywanie towarów bezpośrednio do magazynu czy uzyskanie faktur w formacie PDF bez ich skanowania.

Elektroniczne wersje dokumentów pomagają przedsiębiorcom, biurom rachunkowym i ich pracownikom na wielu poziomach czyniąc ich pracę łatwiejszą, przyjemniejszą i bardziej efektywną. Dodatkowo przynoszą wiele oszczędności w różnych dziedzinach oraz przyczyniają się do ochrony środowiska. Jeszcze więcej przykładów korzyści można znaleźć również w naszym wcześniejszym wpisie.