W dobie ogólnej cyfryzacji coraz większą część naszego życia, zwłaszcza zawodowego, przenosimy na nośniki elektroniczne. W efekcie tych działań na popularności zyskują faktury elektroniczne – do tego stopnia, że w 2012 roku portugalski rząd dla prywatnych przedsiębiorców  wprowadził obowiązek rozliczania poprzez automatycznie przetwarzane elektroniczne faktury. Niedawno w ich ślady poszły też Włochy. Nie wszyscy są jednak całkowicie przekonani do faktur w formie elektronicznej. Dzieje się to prawdopodobnie z powodu braku świadomości jak bardzo może nam to ułatwić życie. Oto kilka głównych powodów, dla których warto przejść na e-faktury.

1.Oszczędność

Wystawiając fakturę i zamiast drukowania wysyłając ją w pliku PDF mailem przede wszystkim oszczędza nam czas potrzebny na jej wydrukowanie oraz wysyłkę. Nie mówiąc już o kosztach kopert, znaczków oraz tuszu do drukarki. Poza tym powiedzmy sobie szczerze – kto chce tracić czas na wystawanie w kolejce na poczcie. Tym bardziej jeśli firma szybko się rozwija i liczba faktur stale rośnie, a musimy jeszcze wygenerować JPK_MAG oraz JPK_FA.

2. Szybkość

Czas, którego potrzebuje faktura w formie papierowej, aby dotrzeć do odbiorcy, w tym przypadku naszego klienta, jest zupełnie nieporównywalny z czasem dostarczenia faktury elektronicznej. Gdy zdecydujemy się na dostarczenie faktury mailem, w kilka sekund ląduje ona na skrzynce odbiorczej adresata. Dzięki temu eliminujemy możliwość ewentualnego opóźnienia przesyłki i przekroczenie terminu płatności na fakturze.

faktury elektroniczne

3. Łatwość przechowywania

W związku z przepisami RODO przedsiębiorcy i księgowi muszą dokumenty zawierające dane osobowe przechowywać specjalnie do tego przystosowanych szafkach, które mają możliwość zamknięcia na klucz. Nie mówiąc już o tym, że im więcej mamy faktur tym więcej miejsca w biurze zajmie nam owa szafka. Przechowywanie e-faktur zajmuje nam miejsce jedynie na dysku, a dostęp do folderu z łatwością możemy zabezpieczyć hasłem.

4. Bezpieczeństwo

O wiele łatwiej przechowywać kilka kopii tych samych dokumentów w formie elektronicznej niż papierowej. A mając więcej kopii jesteśmy lepiej zabezpieczeni przed awarią i utratą całego archiwum. Pamiętajcie, że macie obowiązek przechowywać faktury nawet 7 lat.

5.Ekologia

E-faktury to rozwiązanie nie tylko proste i wygodne ale także dobre dla środowiska. Nie drukując masy dokumentów, nie generujemy niepotrzebnych śmieci, które nie tylko przyczyniają się do tworzenia się wysypisk, ale także zbędnej wycinki drzew.

 

Ułatwcie pracę sobie i swoim klientom, a przy tym chrońcie środowisko. Tak wiele dobrego, a wystarczy do tego jeden mały krok – przejście na faktury elektroniczne. Pamiętaj, że z naszym darmowym programem ObSp START wystawianie faktur to tylko chwila!